OKRs ต่างจาก KPI อย่างไร และองค์กรควรใช้แบบไหน

โดย ดร.อำนาจ วัดจินดา · OKRs

ช่วงหลายปีที่ผ่านมา OKRs กลายเป็นคำที่ได้ยินบ่อยในวงการบริหาร หลายองค์กรอยากนำมาใช้เพราะได้ยินว่าบริษัทเทคโนโลยีระดับโลกใช้แล้วประสบความสำเร็จ แต่เมื่อเริ่มต้นจริง คำถามแรกที่ตามมาเสมอคือ OKRs ต่างจาก KPI ที่ใช้อยู่อย่างไร และต้องเลือกใช้อย่างใดอย่างหนึ่งหรือไม่

ทำความรู้จักทั้งสองเครื่องมือ

KPI (Key Performance Indicator) คือตัวชี้วัดผลการดำเนินงานหลัก ใช้ติดตามว่างานที่สำคัญขององค์กรยังดำเนินไปได้ดีตามมาตรฐานหรือไม่ เปรียบได้กับ หน้าปัดรถยนต์ ที่บอกความเร็ว ระดับน้ำมัน และอุณหภูมิเครื่องยนต์ ทำให้รู้ว่ารถยังวิ่งได้ปกติ

OKRs (Objectives and Key Results) คือวิธีการกำหนดเป้าหมายที่ประกอบด้วยสองส่วน
- Objective สิ่งที่อยากบรรลุ เขียนเป็นข้อความที่ชัดเจนและสร้างแรงบันดาลใจ
- Key Results ผลลัพธ์สำคัญ 2–5 ข้อที่วัดได้ ใช้บอกว่าบรรลุ Objective แล้วหรือยัง

OKRs เปรียบได้กับ จุดหมายปลายทางในแผนที่นำทาง ที่บอกว่าเรากำลังจะพาองค์กรไปที่ใด

> KPI บอกว่ารถยังวิ่งได้ดีหรือไม่ ส่วน OKRs บอกว่าเรากำลังขับไปที่ไหน

ความแตกต่างที่สำคัญ 5 ด้าน

### 1. จุดประสงค์
- KPI ใช้ รักษาและติดตาม ผลการดำเนินงานของงานประจำ
- OKRs ใช้ ผลักดันการเปลี่ยนแปลง หรือการก้าวกระโดดในเรื่องที่สำคัญ

### 2. ระดับความท้าทาย
- KPI มักตั้งเป้าที่ทำได้จริง และคาดหวังให้ทำได้ครบร้อยเปอร์เซ็นต์
- OKRs มักตั้งเป้าให้ท้าทายกว่าปกติ การทำได้ประมาณร้อยละ 60–70 ของเป้าที่ท้าทาย ถือว่าเป็นผลงานที่ดี

### 3. รอบเวลา
- KPI มักใช้รอบปี และติดตามต่อเนื่องหลายปี
- OKRs มักใช้รอบสั้นกว่า เช่น รายไตรมาส เพื่อให้ปรับทิศทางได้เร็ว

### 4. ความเชื่อมโยงกับการประเมินผลงาน
- KPI มักผูกกับการประเมินผลงานและผลตอบแทนโดยตรง
- แนวคิดดั้งเดิมของ OKRs แนะนำให้ แยกออกจากการประเมินเพื่อขึ้นเงินเดือน เพื่อให้คนกล้าตั้งเป้าที่ท้าทาย โดยไม่กลัวว่าจะถูกลงโทษเมื่อทำได้ไม่ครบ

### 5. ความโปร่งใส
- KPI มักรู้กันเฉพาะในหน่วยงานหรือระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง
- OKRs เน้นให้ทุกคนในองค์กรเห็น OKRs ของกันและกัน เพื่อให้ทีมต่างๆ ช่วยกันได้และไม่ทำงานซ้ำซ้อน

ตัวอย่างให้เห็นภาพ

สมมติว่าโรงพยาบาลแห่งหนึ่งต้องการยกระดับบริการผู้ป่วยนอก

KPI ที่ใช้ติดตามงานประจำ
- ระยะเวลารอพบแพทย์เฉลี่ย ไม่เกิน 60 นาที
- ร้อยละความพึงพอใจของผู้ป่วย ไม่ต่ำกว่า 85

OKR สำหรับการเปลี่ยนแปลงในไตรมาสนี้

Objective: ทำให้ผู้ป่วยนอกรู้สึกว่ามาโรงพยาบาลแล้วไม่ต้องเสียเวลาทั้งวัน

Key Results:
1. ลดระยะเวลารอพบแพทย์เฉลี่ยจาก 60 นาที เหลือ 30 นาที
2. ผู้ป่วยร้อยละ 40 นัดหมายล่วงหน้าผ่านช่องทางออนไลน์ได้
3. คะแนนความพึงพอใจเรื่องความรวดเร็วเพิ่มจาก 3.2 เป็น 4.0 จาก 5 คะแนน

จะเห็นว่า KPI ดูแลให้บริการไม่แย่ลง ส่วน OKR ระบุชัดว่าไตรมาสนี้จะยกระดับเรื่องใด และวัดความสำเร็จอย่างไร

แล้วองค์กรควรใช้แบบไหน

คำตอบคือ ใช้ทั้งสองอย่างร่วมกัน โดยแบ่งหน้าที่ให้ชัด
- ใช้ KPI สำหรับงานหลักที่ต้องรักษามาตรฐานอย่างต่อเนื่อง และใช้ประกอบการประเมินผลงาน
- ใช้ OKRs สำหรับเรื่องสำคัญเพียงไม่กี่เรื่องที่องค์กรต้องการเปลี่ยนแปลงหรือพัฒนาให้ก้าวกระโดดในช่วงเวลานั้น

ข้อควรระวังสำหรับองค์กรที่เพิ่งเริ่มใช้ OKRs
- อย่าเปลี่ยน KPI เดิมทั้งหมดเป็น OKRs เพียงแค่เปลี่ยนชื่อเรียก
- เริ่มจาก OKRs ระดับองค์กรเพียง 2–3 ข้อ แล้วค่อยขยายสู่ระดับทีม
- กำหนดการติดตามความคืบหน้าสั้นๆ อย่างสม่ำเสมอ เช่น ทุกสัปดาห์หรือทุกสองสัปดาห์
- สื่อสารให้ชัดว่า OKRs ที่ทำได้ไม่ครบไม่ใช่ความล้มเหลว หากทีมได้เรียนรู้และก้าวหน้าจริง

สรุป

KPI และ OKRs ไม่ใช่คู่แข่งกัน KPI ช่วยให้องค์กร ยืนได้มั่นคง ส่วน OKRs ช่วยให้องค์กร ก้าวไปข้างหน้า องค์กรที่ใช้ทั้งสองอย่างได้อย่างเหมาะสม จะรักษาคุณภาพงานประจำไว้ได้ และยังมีพลังในการเปลี่ยนแปลงเรื่องที่สำคัญที่สุดอย่างเป็นระบบ

สำหรับผู้ที่ต้องการนำ OKRs ไปใช้จริง หนังสือ "OKRs in Action" รวบรวมหลักการ ขั้นตอนการถ่ายทอด ตัวอย่าง OKRs มากกว่า 50 ตัวอย่าง และแบบฟอร์มพร้อมใช้ ช่วยให้เริ่มต้นได้อย่างถูกทาง

อ่านบนเว็บไซต์