เริ่มใช้ OKRs ในองค์กรอย่างไร: 5 ขั้นตอนสำหรับไตรมาสแรก

โดย ดร.อำนาจ วัดจินดา · OKRs

หลายองค์กรตัดสินใจใช้ OKRs แล้วพยายามเริ่มพร้อมกันทุกหน่วยงาน ทุกคน ทุกระดับ ภายในเดือนเดียว ผลที่มักเกิดขึ้นคือทุกคนยุ่งกับการกรอกแบบฟอร์ม เกิดความสับสน และเมื่อจบไตรมาสแรก ความกระตือรือร้นก็หายไป

ประสบการณ์จากองค์กรที่ใช้ OKRs ได้ต่อเนื่องชี้ไปทางเดียวกัน คือ เริ่มให้เล็ก ทำให้สม่ำเสมอ แล้วค่อยขยาย

ขั้นที่ 1 เลือกจุดเริ่มต้นที่เหมาะสม

ไตรมาสแรกไม่จำเป็นต้องทำทั้งองค์กร ทางเลือกที่ได้ผลมีสองแบบ
- เริ่มที่ระดับผู้บริหาร กำหนด OKRs ระดับองค์กร 2–3 ข้อ แล้วให้ผู้บริหารแต่ละคนรับผิดชอบ
- เริ่มที่หน่วยงานนำร่อง เลือก 1–2 หน่วยงานที่หัวหน้าพร้อมและเปิดรับสิ่งใหม่ ใช้เป็นต้นแบบให้หน่วยงานอื่น

สิ่งสำคัญคือต้องมี ผู้บริหารระดับสูงอย่างน้อยหนึ่งคนเป็นเจ้าภาพ และมีผู้ประสานงานกลางที่เข้าใจหลักการ OKRs

ขั้นที่ 2 เขียน OKRs ระดับองค์กร

เริ่มจากคำถามว่า ในไตรมาสนี้ อะไรคือเรื่องที่สำคัญที่สุดที่องค์กรต้องเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่รวบรวมทุกเรื่องที่ทำอยู่
- Objective ระดับองค์กรควรมี 2–3 ข้อ
- แต่ละข้อมี Key Results 2–5 ข้อ ที่วัดผลลัพธ์และมีค่าเริ่มต้น
- เชื่อมโยงกับแผนยุทธศาสตร์ เพื่อให้ OKRs เป็นตัวขับเคลื่อนยุทธศาสตร์ในแต่ละไตรมาส

ขั้นที่ 3 ถ่ายทอดสู่ทีมแบบสองทาง

การถ่ายทอด OKRs ไม่ใช่การแบ่งตัวเลขจากบนลงล่างเพียงอย่างเดียว แต่เป็นการให้ทีมตอบคำถามว่า ทีมของเราจะช่วยให้ OKRs ขององค์กรสำเร็จได้อย่างไร
- ทีมเสนอ OKRs ของตนเอง โดยอ้างอิงกับ OKRs ขององค์กร
- หัวหน้าและทีมปรับร่วมกันให้สอดคล้องและท้าทายพอดี
- เปิดให้ทุกทีมเห็น OKRs ของกันและกัน เพื่อประสานงานและไม่ทำซ้ำซ้อน

> OKRs ที่ทีมมีส่วนร่วมเขียน มักถูกนำไปใช้จริงมากกว่า OKRs ที่ได้รับมอบหมายมาทั้งหมด

ขั้นที่ 4 เช็กอินรายสัปดาห์

นี่คือขั้นที่ทำให้ OKRs ต่างจากการตั้งเป้าหมายแบบเดิม และเป็นขั้นที่องค์กรมักละเลย การเช็กอินไม่ต้องใช้เวลานาน ใช้เวลา 15–30 นาทีต่อสัปดาห์ก็พอ โดยให้แต่ละคนตอบ
1. ความคืบหน้าของ Key Results ตอนนี้อยู่ที่เท่าไร
2. ความมั่นใจว่าจะทำได้ตามเป้า มากหรือน้อยลงจากสัปดาห์ก่อน
3. อุปสรรคที่ต้องการความช่วยเหลือคืออะไร
4. สัปดาห์หน้าจะทำอะไรที่สำคัญที่สุด

แนวทางนี้สอดคล้องกับแนวคิด CFR คือ การสนทนา (Conversation) ข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) และการให้การยอมรับ (Recognition) ที่ช่วยให้ OKRs มีชีวิตตลอดไตรมาส

ขั้นที่ 5 ทบทวนท้ายไตรมาสและเรียนรู้

เมื่อจบไตรมาส ให้ทุกทีม
- ให้คะแนน Key Results ตามความคืบหน้าจริง เช่น 0 ถึง 1.0
- สะท้อนบทเรียน อะไรได้ผล อะไรไม่ได้ผล และเพราะอะไร
- ตัดสินใจ ว่า OKRs ข้อใดควรทำต่อ ปรับ หรือยุติในไตรมาสหน้า

อย่าลืมแยก การทบทวน OKRs ออกจาก การประเมินผลงานเพื่อขึ้นเงินเดือน เพื่อให้ทีมกล้าตั้งเป้าที่ท้าทาย และพูดถึงปัญหาได้อย่างตรงไปตรงมา

สัญญาณว่าไตรมาสแรกไปได้ดี

• ทีมพูดถึง OKRs ในการประชุมประจำสัปดาห์โดยไม่ต้องมีใครเตือน
• หัวหน้าใช้ OKRs ในการตัดสินใจว่าจะทำหรือไม่ทำงานใด
• มีการขอความช่วยเหลือข้ามทีม เพราะเห็น OKRs ของกันและกัน
• ทีมอยากปรับปรุงวิธีเขียน OKRs ในไตรมาสถัดไป

สรุป

ไตรมาสแรกของ OKRs ไม่ได้วัดความสำเร็จจากตัวเลขที่ทำได้ แต่วัดจากว่า องค์กรสร้างจังหวะการทำงานใหม่ได้หรือไม่ คือการเลือกเรื่องสำคัญให้น้อย ติดตามสม่ำเสมอ และเรียนรู้ทุกไตรมาส เมื่อจังหวะนี้เกิดขึ้นแล้ว การขยายสู่ทั้งองค์กรจะง่ายขึ้นมาก

หนังสือ "OKRs in Action" อธิบายขั้นตอนการนำ OKRs ไปใช้ด้วย CRAFT Model พร้อมแบบฟอร์มและเช็กลิสต์ 15 ชุด ส่วนองค์กรที่ต้องการให้ช่วยวางระบบ ติดต่อ ดร.อำนาจ ได้ที่หน้าติดต่อ

อ่านบนเว็บไซต์