จัดลำดับงานด้วย Eisenhower Matrix: เลิกยุ่งทั้งวัน แต่งานสำคัญไม่คืบ
โดย ดร.อำนาจ วัดจินดา · การบริหาร
เคยไหมที่ทำงานทั้งวันจนไม่ได้พัก แต่พอกลับบ้านแล้วนึกไม่ออกว่าวันนี้ทำอะไรที่มีความหมายไปบ้าง สาเหตุส่วนใหญ่คือเราตอบสนองต่อ เรื่องด่วน จนไม่เหลือเวลาให้ เรื่องสำคัญ
Eisenhower Matrix แบ่งงานด้วย 2 คำถามง่ายๆ คือ ด่วนไหม และ สำคัญไหม ได้ออกมาเป็น 4 ช่อง
ตาราง 4 ช่อง
- ด่วนและสำคัญ → ทำทันที — วิกฤต ปัญหาลูกค้า งานที่ถึงกำหนดวันนี้
- สำคัญแต่ไม่ด่วน → วางแผนและกันเวลาไว้ — พัฒนาทีม วางระบบ ปรับปรุงกระบวนการ คิดกลยุทธ์
- ด่วนแต่ไม่สำคัญ → มอบหมาย — คำขอที่คนอื่นทำแทนได้ งานธุรการบางส่วน การประชุมที่ส่งตัวแทนได้
- ไม่ด่วนและไม่สำคัญ → ตัดทิ้ง — งานที่ทำตามความเคยชิน รายงานที่ไม่มีใครอ่าน
> ช่องที่ 2 คือช่องที่สร้างผลงานระยะยาว และเป็นช่องที่ถูกเบียดหายไปก่อนเสมอ เพราะไม่มีใครมาเร่ง
แยก "ด่วน" กับ "สำคัญ" ให้ออก
- ด่วน คือมีคนรอ หรือมีกำหนดเวลากระชั้น
- สำคัญ คือมีผลต่อเป้าหมายของหน่วยงานหรือองค์กร
คำถามที่ช่วยตัดสินคือ "ถ้าไม่ทำเรื่องนี้เลย อีก 3 เดือนจะเกิดอะไรขึ้น" ถ้าคำตอบคือ "ไม่มีอะไรเกิดขึ้น" เรื่องนั้นไม่สำคัญ แม้จะดูด่วนมากก็ตาม
วิธีใช้ใน 15 นาทีทุกเช้า
- เขียนงานทั้งหมดที่ค้างอยู่ ลงกระดาษหรือแอปเดียว ไม่ต้องเรียง
- จัดลงช่อง ทีละงาน อย่าคิดนาน ใช้ความรู้สึกแรก
- ช่อง 1 ทำก่อนในช่วงเช้า
- ช่อง 2 เลือก 1–2 งาน แล้วล็อกเวลาในปฏิทิน เช่น 14.00–15.30 น. เหมือนนัดประชุม
- ช่อง 3 ส่งต่อให้ทีม พร้อมระบุระดับการมอบอำนาจ
- ช่อง 4 ขีดฆ่าทิ้ง หรือแจ้งเจ้าของงานว่าจะหยุดทำ
สัญญาณเตือนว่าช่อง 1 ใหญ่เกินไป
ถ้าช่องด่วนและสำคัญมีงานเต็มทุกวัน แปลว่า ช่อง 2 ถูกละเลยมานาน วิกฤตจำนวนมากเกิดจากเรื่องสำคัญที่ไม่ได้วางแผนไว้ก่อน เช่น เครื่องจักรเสียเพราะไม่ได้ซ่อมบำรุง หรือต้องรีบหาคนเพราะไม่มีแผนสืบทอดตำแหน่ง การลงทุนเวลาในช่อง 2 จะค่อยๆ ทำให้ช่อง 1 เล็กลง
ใช้กับทีม ไม่ใช่แค่ตัวเอง
ในการประชุมทีมประจำสัปดาห์ ให้ทุกคนวางงานหลักของตัวเองลงตาราง 4 ช่องบนกระดาน จะเห็นทันทีว่า
- ใครรับงานช่อง 1 มากเกินไปจนเสี่ยงหมดไฟ
- งานช่อง 2 ของหน่วยงานมีใครรับผิดชอบหรือยัง
- งานช่อง 4 ใดที่ทีมเลิกทำพร้อมกันได้
สรุป
Eisenhower Matrix ไม่ได้ทำให้งานน้อยลง แต่ทำให้เห็นว่าเวลาของเราไปอยู่ที่ไหน หัวหน้าที่สร้างผลงานได้ต่อเนื่องคือคนที่ปกป้องเวลาให้ช่อง 2 อย่างจริงจัง และกล้าตัดช่อง 4 ทิ้ง